Чим краще ви працюєте, тим легше ви потрапляєте в цю пастку продуктивності

Чим довше триває ваша робоча кар’єра, тим більше обов'язків ви отримуєте. Це можуть бути рекламні акції, керування командами або прийняття більше проектів та завдань. Вони позитивні зміни, оскільки добре рости та зустрічати додаткові можливості.

Однак з часом ви можете зрозуміти, що існує обмеження кількості обов'язків, з якими ви можете впоратися. Ви стали більш зайнятими та зайнятими, але перестали досягати великих речей. Ви можете встановлювати собі цілі щодня, щотижня та щомісяця, але коли ви озираєтесь наприкінці кожного місяця на свої завдання та цілі, ви бачите, що прогрес був поганим - або навіть не існує.

Пастка продуктивності

У більшості випадків, коли ваша кар’єра прогресує, і ви отримуєте більше обов'язків, є більше речей, які заважають вашій здатності працювати ефективно. Ось лише декілька:

  • Більше людей хочуть зв’язатися з вами через вашу добру роботу, знання та досвід.
  • Ви отримуєте безліч електронних листів, запрошення на зустріч та зв’язки на LinkedIn.
  • Ви керуєте командою з членами, які постійно просять про вашу допомогу чи відгуки.

Якщо ви не надлюдські, ви побачите, що ваші власні завдання переповнюються вище. І хоча справедливо сказати, що вищезазначені завдання є цінними, вони не є найбільш значимими або продуктивними для вас або вашої кар’єри.

По-іншому, ви потрапили в пастку продуктивності. Ця пастка називається дрібною роботою .

Постійно займаючись допомогою інших та займаючись неважливими комунікаціями, ви втрачаєте час та енергію, щоб зосередитися на життєво важливих речах. Можливо, ви допомагаєте змусити вашу команду чи відділ плавно працювати, але ви не дуже рухаєте голку на свою користь. Наприклад, у вас не залишається часу на пошуки постійних удосконалень і не залишається натхнення для інноваційного мислення та досягнення великих цілей.

Це може допомогти вам подумати про це так: 80% вашої роботи, ймовірно, витрачається на низькоцінні завдання, тоді як лише 20% витрачаються на високоцінні завдання. Ви сидите на засіданнях півдня і витрачаєте більшу частину решти часу, обробляючи свої витрати, відповідаючи на електронні листи, допомагаючи колегам тощо.

Якщо ви хочете повернути свою кар’єру і знову почати досягати великих справ, тоді вам потрібно буде керувати своєю роботою. Подивимось, як це робиться.

Як розумно витрачати свій робочий час

Принцип Парето - хороший спосіб почати. Він посилається на спостереження, що часто 20% того, що ми робимо, дає 80% наших результатів. І навпаки, 80% того, що ми робимо, дає лише 20% наших результатів. [1]

Що стосується вашої особистої роботи, то, ймовірно, 80% ваших зусиль зосереджено на дрібній роботі - що дає лише мінімальні результати. Однак решта 20% ваших зусиль (які ви вкладаєте в неглибоку роботу) - це та частина, яка дає результати, які дійсно мають значення.

Які кроки потрібно вжити, щоб скасувати це? Ви можете почати робити зараз дві речі.

1. Мінімізуйте несуттєві робочі дії

Коли я кажу про мінімізацію, я не маю на увазі відрізати. Більшість завдань мають цінність, але вам потрібно переконатися, що ви зосереджуєтесь на пріоритетних завданнях як пріоритетних.

Щоб досягти цього, ви можете розглянути питання про «блокування часу». Тут ви плануєте час виконувати свої власні важливі завдання - не перебиваючи їх. Уявіть собі, щоб сказати своїй команді: "Я збираюся працювати в приватному кабінеті протягом двох наступних годин, щоб завершити термінову роботу". Сказавши це, ви встановили межі, а також дали собі час на виконання зобов'язань до будь-яких важливих завдань чи проектів, які є у вашому списку. [2]

Ще одна пропозиція для вас - встановити максимальний ліміт на тиждень (і навіть на день) для відповіді на запити чи оголошення людей. Це може перешкодити іншим надто легко дістатися до вас. Наприклад, якщо колеги зазвичай очікують від вас миттєвих відповідей, коли вони надсилають вам електронний лист, починайте звільняти часи відповідей. Роблячи це, ви продемонструєте, що ви справді зайняті, і ваші колеги можуть почати шукати відповіді в іншому місці або навіть придумувати власні відповіді.

2. Делегуйте завдання та обов'язки

Ви робите роботу, яку могли б робити люди, які до вас звітують? Це загальна проблема, яку відчувають багато менеджерів (особливо нових). Однак якщо ви хочете досягти своїх цілей, ви повинні навчитися делегувати деякі свої завдання членам своєї команди.

Для цього спочатку вирішіть, що можна делегувати. Якщо ви не можете це зробити лише ви, подумайте про те, делегувати це іншим. Ви повинні бути тим, хто піклується про велику картину - але не втрачається в деталях.

Як найкраще делегувати? Найголовніше - це встановити чіткі настанови для людей. Не допускайте жодних неоднозначностей у ваших інструкціях і не вважайте, що інші зрозуміють все, про що ви їх просите.

Часто має сенс делегувати обов'язки, а не просто разові завдання. Наприклад, замість того, щоб просити когось із вашої команди підготувати статистику цього місяця для презентації, зробіть їх відповідальними за всі статистичні дані, які потрібні вашій команді. Роблячи це, вони, швидше за все, стануть експертами зі збору та зібрання статистики, і будуть користуватися додатковою відповідальністю, яка була покладена на них.

Звичайно, настануть випадки, коли люди не виправдають ваших очікувань. Це може залишити вас задуматися: «Чому я не можу зробити те, про що я попросив?» Або «Чому я не можу потім зрозуміти, що я хочу?» Будьте обережні, коли ви починаєте задавати такі питання, рівень вашого стресу збільшується , і ви почнете думати про повернення деяких завдань, які ви сподівалися делегувати.

Відповідь на вищезазначену дилему полягає в тому, щоб регулярно переглядати результати роботи людей, яким ви делегували завдання чи обов'язки. Це дасть вам змогу переконатися, що вони розуміють, що від них вимагається, і при необхідності ви зможете надати додаткові вказівки, якщо потрібно.

Також буде корисно обом сторонам, якщо ви більше зосередитесь на загальних навичках, необхідних для виконання завдань, а не на кожному кроці, необхідному для виконання конкретних завдань. Іншими словами, навчіться відпускати. [3] Наприклад, замість того, щоб переглядати слово за словом, як написати електронний лист, просто зосередитись на ключових елементах, таких як колоситні заголовки, стислі пропозиції та чіткі заклики до дій.

Пожинайте потужні нагороди, роблячи час своїм другом

Якщо ваша кар'єра пішла з рейок, вам знадобиться витратити деякий час на переоцінку своїх пріоритетів і того, як ви керуєте своїм навантаженням.

Переконайтеся, що важливі завдання є вашим пріоритетом, і нехай вони займають близько 80% вашого робочого часу. Використовуйте решту 20% свого часу для роботи над несуттєвими завданнями. Якщо це призводить до того, що у вас не вистачає часу для виконання несуттєвих завдань, тоді саме тут приходить делегація.

Навчіть компетентних членів вашої команди брати на себе завдання та обов'язки, на які у вас більше немає часу. Вони отримають користь від вивчення нових речей, а ви отримаєте користь, встигнувши зосередитись на важливих речах.

За день існує лише стільки часу, тож переконайтесь, що ви її розумно використовуєте. Зробіть це, і ви почнете досягати більше, ніж ви коли-небудь вважали можливим.